○倉浜衛生施設組合事務局文書取扱規程
昭和52年5月23日
規程第2号
第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、別に定めるもののほか、倉浜衛生施設組合事務局における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の意義)
第2条　この規程において、主管課とは、倉浜衛生施設組合事務分掌規則(昭和51年倉浜衛生施設組合規則第2号)における各課をいい、課長とは、その課の長をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条　文書は、すべて適確迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するように努めるとともに、処理後の保管及び保存を適正な処理を行わなければならない。
(文書取扱主任)
第4条　事務局長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。
2　取扱主任は、各係長をもって充てる。ただし、事務局長が必要と認めたときは、他の者を指定することができる。
(文書取扱主任)
第5条　取扱主任は、事務局長の命を受け、その課における次の文書取扱事務を掌理する。
(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2)　文書処理の促進に関すること。
(3)　文書の処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(4)　文書簿冊の保存及び引継ぎに関すること。
(5)　その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(事務局長の職務)
第6条　事務局長は、組合の文書及びこれに付随する物品の収益並びに完結文書の保存の事務を掌理する。
2　事務局長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書取扱事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(文書処理)
第7条　文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。
(1)　各課に備える帳簿
ア　文書処理票　(様式第1号)
イ　文書交付票　(様式第2号)
ウ　文書収受簿　(様式第3号)
エ　刊行物収受簿　(様式第4号)
オ　公告式番号簿　(様式第5号)
カ　文書送達簿　(様式第6号)
キ　廃棄文書目録　(様式第7号)
ク　文書処理状況報告書　(様式第8号)
ケ　文書決裁簿　(様式第10号)
(2)　一般帳票
ア　起案用紙　(様式第11号)
イ　文書索引目次　(様式第12号)
ウ　保存文書目録　(様式第13号)
エ　保存文書借出簿　(様式第14号)
(文書の保存期間及び分類)
第8条　文書は、その重要度に応じて保存期間を次の4種とする。
(1)　第1種　永久保存
(2)　第2種　10年保存
(3)　第3種　5年保存
(4)　第4種　1年保存
2　文書の分類は、別表第1のとおりと定め、その保存種別は、おおむね別表第1のとおりとする。
3　取扱主任は、その課に属する文書の分類及び保存種別に変更が生じたときは、速やかに事務局長に報告しなければならない。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第9条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持出し)
第10条　文書は、組合外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する取扱主任及び事務局長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の記号及び番号)
第11条　文書は、各課単位に文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1)　部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届出(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2)　軽易な証明に関する文書
(3)　軽易な文書
(4)　課内者からの文書及び課内者に対する文書
(5)　請求書
(6)　文書記号等を付けることを要しないように様式が定められている文書
(7)　法令の規定によって、文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書
(8)　前各号に掲げるもののほか、文書番号を付ける必要がないと事務局長が認めた文書
2　前項の文書記号は、各課を表示する記号を付するものとする。
3　当該文書を収受し、又は発送及び施行する順序に従い各課単位ごとに一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは同一年度内において同一文書番号を付けるものとする。
4　文書番号は、文書処理の年度ごとに改めるものとする。
第2章　文書の処理
(文書の処理年度)
第12条　文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年の3月31日までとする。
(文書処理原則)
第13条　文書処理は、取扱主任が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2　取扱主任は、案件が完結した文書について、事務局長に報告しなければならない。
(一応供覧を要する文書)
第14条　事務局長は、次の各号の一に該当する文書の配布を受けたときは、その文書の欄外に イメージ の朱印を押し、管理者又は副管理者に供覧し、その指示を受けなければならない。
(1)　重要文書で処理について、直接、管理者の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2)　上級官公署からの訓令又は重要と認められるもの
(3)　事務の性質により、その処理が長期の日時を要すると認められるもの
(重要事項の起案)
第15条　管理者の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、管理者の処理方針を確かめた後、起案しなければならない。
(起案要領)
第16条　起案は、起案用紙を用い、次により作成しなければならない。ただし、物件の購入請負契約の締結、金銭の収支など、経理に関する起案につき、別に定めがあるものについては、この限りでない。
(1)　文書原則として、一事案件につき、一起案とする。ただし、文書の分類保存種別等が同性質のものである場合には「第2案、第3案」等の順位により起案するものとする。
(2)　起案文書には、件名を標記し、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載すること。
(3)　準拠法規その他の参考資料は、要旨を抜書して添付すること。
(4)　起案文書は、倉浜衛生施設組合事務決裁規程(平成13年倉浜衛生施設組合訓令第1号)の定める決裁区分により、決裁しなければならない。この場合、押印を必要としない欄は斜線で消すこと。
(5)　重要文書は イメージ と、至急処理を要するものは イメージ と、議会に付議すべきものは イメージ とそれぞれ所定の欄に朱印すること。
(6)　機密を要するものには、所定の欄に イメージ の朱印を押し、封筒に入れる等他見に触れない処理を施すこと。
(7)　文書には、必ず、分類及び保存種別を記入しなければならない。
(8)　各課において発議する文書については、各課において文書処理票を作成し、整理保管しなければならない。
(起案文書の作成)
第17条　起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1)　文体は、「である」又は「ます」を基調とする口語体を用い、縦書は、右書とし、横書は、左書を主体とする。
(2)　文書は、漢字とひらがなを用いる。ただし、外国の地名、外来語等は、かたかなを用いることができる。
(3)　漢字は、原則として「当用漢字表」の範囲内に限る。
(4)　かなづかいは、「現代かなづかい」による。
(5)　数字は、横書にあっては、アラビヤ数字を用い、縦書にあっては、一、二、三、十(特に必要がある場合は、壱、弐、参、拾)等の漢数字を用いることを原則とする。
(6)　文書には、必ず濁点、半濁点を付け、句読点又は(　)、「　」等の符号を用いて、読みやすく、分かりやすくする。
(7)　文書は、左とじとし、丁寧にとじること。
(8)　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、その消すべき文字が明らかに読み得るように、その上に朱線2条(朱書のときは青線)を引き、挿入文字は、そのわきに記入して、これに証印しなければならない。
(合議を必要とする文書)
第18条　次に掲げる文書は、各課の課長を経て、事務局長に合議しなければならない。
(1)　議会に提出する案
(2)　法令の解釈及び運用方法に関する案
(3)　訓令、告示、公告、論告、通達及び重要な指令に関するもの
(4)　管理者名をもって発する陳情書
(5)　管理者の決裁を受ける行政処分案
(決裁の取扱い)
第19条　管理者及び事務局長の決裁を受ける手続は、各課において行い、その文書の遂行を図るものとする。
2　起案文書の事案が機密に属し、特に慎重な取扱いを要するもの及び緊急処理を要するものは、起案者自ら、携帯して説明し、決裁を受けなければならない。
3　管理者及び事務局長の決裁を受けようとするときは、各課において決裁済印(様式第9号)を押し、担当者において決裁年月日を記入するものとする。
(上司不在代決した場合の処理)
第20条　急施を要すると認めた文書で、上司不在中あらかじめ定められた職員がその事務を代決したときは代理の表示をし、決裁責任者印欄のわきに イメージ の朱印を押さなければならない。ただし、特に軽易なものについては、後閲を省略することができる。
2　前項の規定により、代決した職員は、上司が登庁したときは、直ちに前項の文書を閲覧に供して、その要領を報告し、表示の箇所に認印を受けなければならない。
(文書の認印)
第21条　文書には、事務局長が定める処理担当者以外の単なる職員閲覧程度の認印は、なるべく避けなければならない。
2　合議先における認印は、係長以上とする。ただし、記録を要するものその他特に必要なものについては、この限りでない。
(議会議案の取扱い)
第22条　議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書で決裁を受けたものは、速やかに総務課で議案番号簿により、文書処理の年度に従い順位番号を付し、主管課において、所定部数を浄書校合の上、原議書とともに総務課に送付しなければならない。
2　議会議長から会議結果の報告があったときは、直ちにその結果を原議書に記入の上、議決書は各課供覧し、総務課において保管するものとする。
(公示及び令達の原議書の取扱い)
第23条　公示及び令達(予算の令達及び指令を除く。)の文書は、決裁後その写しを作成保存し、原議書は、速やかに総務課に送付しなければならない。
第3章　公印及び契印の押印
(公印及び契印の押印)
第24条　事案を文書によって施行する場合は、倉浜衛生施設組合公印規程(昭和52年倉浜衛生施設組合規程第3号)の定めるところにより、押印しなければならない。ただし、特に軽易な対外文書については、公印を省略することができる。
(公印の使用)
第25条　前条の規定により、公印を使用するときは、原議書に公印使用承認印(様式第15号)を押し、当該公印を管理する管主者に提出し、審査を受けなければならない。
2　公印を管理する管主者は、前項の審査において適法と認めたときは、公印使用承認印の所定欄に認め印を押印の上、公印を使用させるものとする。
(契印の使用)
第26条　事案文書の確認をするため原議書と契印をしなければならない。ただし、一時に大量な発送及び発行を必要とする同一文書で公印の表示あるものに限り契印を省略することができる。
第4章　文書の発送
(発送文書の事務局長決裁)
第27条　発送文書は、すべて事務局長の決裁を経た後、発送しなければならない。
(発送文書の記名及び日付の明記)
第28条　発送文書は、管理者名を用い、日付を明記しなければならない。ただし、軽易なもの又は事務局長が特に必要と認めたものは、組合名又は事務局長名を用いることができる。
(浄書)
第29条　管理者名をもって発する重要文書は、各課においてすべてタイプ浄書とする。ただし、その他軽易なものについては、この限りでない。
2　特に機密を要する文書をタイプ浄書するときは、機密の保持に注意しなければならない。
(文書発送の手続)
第30条　各課において、浄書した対外文書で郵送を必要とするものについては、主管課において、郵送に必要な包装をし、その日の分を取扱主任が取りまとめ、郵便差出簿に記入して発送しなければならない。
2　当該浄書した文書で、郵便で施行するものについて文書記号を付けることを要しないよう定められているものを除き、文書記号等及び日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れ、封をするものとする。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするもの(以下「親展等」という。)にあっては、当該封筒に「親展」、「速達」、「書留」と記載しなければならない。
3　小包で施行するものについては、荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」(親展等にするものにあってはさらに「親展」等)を記載しなければならない。
4　便送で施行するものについては、当該浄書文書に文書記号等を付けることを要しないよう定められているのを除き、文書記号等及び日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れること。この場合において、親展等にするものにあっては、封をし、さらに当該封筒に「親展」等の表示をしなければならない。
(電報の取扱い)
第31条　電報は、総務課で発信する。ただし、急施を要する等やむを得ないときは、各課で発信することができる。この場合にあっては、速やかに総務課に連絡をし、必要な手続をしなければならない。
2　電報案は、特に簡明に記載し、略符号のあるものを努めて用い、電報発信願書(様式第16号)により総務課に送付しなければならない。
3　前項により送付を受けた電報案は、直ちに審査の上、発信しなければならない。
第5章　文書の収受
(文書の収受)
第32条　組合に到着した文書は各課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては、開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い当該各号に定める方法により交付しなければならない。
(1)　親展文書は、当該文書の封筒の表面に収受日付印(様式第17号)を押印し、書留にあっては、さらに特殊文書整理簿(様式第18号)に記載した上、当該文書に当該特殊文書整理簿を添付して、事務局長に交付する。
(2)　親展文書以外の文書は(金券及び有価証券を除く。)、原則として、右上部に収受日付印を押印した上、文書処理票に記載した後、事務局長に送付する。ただし、第11条第1項各号に掲げる文書については、文書処理簿の記載を省略することができる。
(3)　金券及び有価証券は、特殊文書整理簿に記載し、当該文書に当該特殊文書整理簿を添付して、会計管理者に交付する。
2　前項の文書で、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び取扱者の認め印を押印しておかなければならない。
3　事務局長は、第1項各号の規定により文書の交付を受けたときは、自ら、処理するもののほか、その処理方針を示して、主務課長に交付しなければならない。
4　主務課長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、事務局長の指示した処理方針を示して、事務担当者に処理方針を指示する前に管理者の閲覧及び決裁を受けなければならない。
(収受すべきでない文書)
第33条　組合に到着した文書で収受すべきでないものについては、各課において返送その他必要な処理をしなければならない。
第6章　文書の整理、編さん及び保存
(文書整理の原則)
第34条　文書は、常に整理し、重要なものは、非常時に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(担当者の文書整理)
第35条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次により区分整理しなければならない。
(1)　未処理文書は、一定の場所に整理保存し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2)　完結文書は、処理経過及び分類、種別、認印等につき、その完否を確認した上、速やかに取扱主任に引き継がなければならない。
(完結文書及び簿冊の整理)
第36条　取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、直ちに照査し、次により整理しなければならない。
(1)　文書処理票の所定欄に完結年月日を記入すること。
(2)　同じ種類の文書を年度別に取りまとめ完結年月日順に仮りつづりすること。
(3)　表紙に分類、年度、保存種別及び件名並びに課名を記載すること。
(4)　年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した年度の分に成冊すること。
(仮つづり文書の審査)
第37条　事務局長は、整理済の仮つづり文書を翌年度5月末日までに分類、保存種別等について、審査しなければならない。
(文書の編さん目録の作成)
第38条　前条の審査が終了し、整理した文書は、各課において、次により編さん装丁しなければならない。ただし、第4種に属する文書は、装丁を省略するものとする。
(1)　同一事件であって、数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
(2)　2以上の事件で保存期間を異にする場合においてその事件が相互に関係があり同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別とする。
(3)　図面、計算書の類で一般文書に編さんするときは、適宜に折りたたみ編さんとする。
(4)　文書の編さんは、厚さ5センチメートルを標準として製本する。ただし、分冊したものには「(1)」、「(2)」の符号をつけ、合冊したものは、各項目標記すること。
(5)　編さん、装丁した簿冊の表紙に分類、年度、保存種別及び件名並びに課名を記載すること。
(6)　紙数又は編さんの都合により、2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。この場合には、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(7)　文書、索引、目次をつけること。ただし、第4種に属するものは、文書索引、目次を省略することができる。
2　保存文書の表紙は、簿冊の種別を明確にするため、第3種以上は、次の色別によって表示するものとする。
第1種　赤色
第2種　青色
第3種　黄色
3　第1項各号により編さん装丁した文書は、保存文書目録を2部作成し、1部は総務課に送付し、1部は文書とともに主管課において保存する。
(保存文書の貸出し又は閲覧)
第39条　保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧をしようとする者は、取扱主任の承認を受けなければならない。
(保存年限の計算)
第40条　文書の保存年限の計算は、当該文書の完結した翌年度から起算する。
(廃棄手続)
第41条　各課長は、毎年度末までに保存文書を調査し、廃棄文書目録を作成して、その保存文書の廃棄手続をしなければならない。
2　第1種に属する文書であって20年を経過して保存の必要がないと認めるときは、前項の規定によって廃棄することができる。
3　第1項の規定により廃棄決定したときは、総務課に通知しなければならない。
(廃棄文書の処分)
第42条　事務局長は、前条の規定により廃棄決定した文書で機密に属するものについては、裁断し、又は焼却し、その他のものについては、他に利用されないよう最善の方法によって処分しなければならない。
2　事務局長は、保存年限を経過してもなお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。ただし、この場合当該文書には、その理由を朱書しなければならない。
第7章　雑則
(文書処理状況報告)
第43条　取扱主任は、毎月の文書処理状況を翌月の10日までに文書処理状況報告書により、事務局長に報告しなければならない。
2　事務局長は、前項の規定により取扱主任から提出された文書処理状況報告書に基づき、文書処理状況報告書を作成し、管理者に報告しなければならない。
附　則
この規程は、公布の日から施行する。ただし、規程の施行の際既に施行された分については、この規程により施行されたものとみなす。
附　則(昭和58年3月31日規程第3号)
この規程は、昭和58年4月1日から施行する。
附　則(昭和58年7月5日規程第1号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和58年4月1日から適用する。
附　則(平成19年3月30日規程第2号)
(施行期日)
1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(収入役に係る経過措置)
2　この規程の施行の際地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により現に在職する収入役に係る事項については、収入役の在職する間は、なお従前の例による。

別表第1(第8条関係)
大分類
中分類
小分類
ホルダー名称
第1種(永久保存)
第2種(10年保存)
第3種(5年保存)
第4種(1年保存)
0　行政
0　総括
0　行政区画
 　
○行政区域設定変更に関する文書
 　 　 　
1　町名地番変更
 　
○土地一筆限調
○公図
 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　
○照会回答文書
1　交際
0　交際
 　 　 　 　
○祝辞・弔辞
○賛助に関係文書
9　雑
 　 　 　 　
○挨拶状・礼状・案内状その他軽易な文書
2　組織運営
0　総合企画
庁舎建築
○庁舎建築関係文書
 　 　 　
1　組織管理
組織機構
○組合機構団
 　 　 　
2　庁議
課長会
 　 　 　
○関係市村関係文書
○課長会関係文書
3　連絡調整
事務委託契約
 　 　 　
○各課事務連絡調整関係文書
○事務委託契約者関係文書
○定例事務連絡会
4　事務管理
 　
○事務改善関係計画書
○事務改善提案文書
 　 　 　
5　事務管理資料
 　 　 　
○事務調査・統計資料
○事務改善資料
○職員広報
 　
9　雑
 　 　 　 　
○組織運営関係雑件文書
3　事務引継
0　管理者事務引継
 　
○管理者事務引継書
 　 　 　
1　副管理者事務引継
 　
○副管理者事務引継書
 　 　 　
2　会計管理者事務引継
 　
○会計管理者事務引継書
 　 　 　
3　事務局長事務引継
 　 　
○事務局長事務引継書
 　 　
4　職員事務引継
 　 　 　
○職員事務引継書
 　
9　雑
 　 　 　 　 　
4　文書
0　収受発送
 　
○指令(達)番号簿
 　
○文書件名簿
○金券収受簿
○書留文書受付簿
○葉書切手受払台帳
○指令交付簿
○文書送達簿
○親展文書受付簿
○指令受付簿
○文書処理票
○特殊文書収受簿
○郵便料受払簿
○料金後納郵便物差出票
○郵便料請求書
○文書交付票
○刊行物収受簿
○経由文書決裁簿
○電報発信請求書
○タイプ浄書依頼票
○郵便物差出伝票
○文書送達補助伝票
1　法令
 　
○法令通達文書
○訓令文書
○法規解釈に関する重要な文書
○監督官庁の通達で重要な文書
○公報
 　 　
2　条例
 　 　
○条例原議
○例規集原本(1冊)
○例規審議委員会に関する文書
○条例報告に関する文書
3　規則
 　 　
○規則原議
 　 　
4　規程
 　 　
○規程原議
 　 　
5　公示
 　
○公示文書
○公告式番号簿
 　
○公告原議
○公告掲示嘱託書
○公示送達書
 　
6　保存廃棄
 　
○文書保存目録
○廃棄文書目録
 　 　 　
7　公印
 　
○公印台帳
 　 　 　
8　議会連絡
 　
○議決書
○議会に関する重要文書
○議案原議
○議案番号簿
○一般質問通知書
○議会出席要求書
○議案送付書
○会議結果報告書
○各委員会審査報告書
○請願陳情文書送付書
○議会招集通知
○議事日程送付書
○付議事件通知書
○入札現場説明立会依頼通知
○議会に関する軽易な文書
9　雑
 　 　
○抗議関係文書
 　
○文書処理状況報告書
○保存文書貸出票
○照会回答文書
○文書関係雑件文書
5　広報
0　陳情請願
 　 　 　
○陳情書等処理票
○陳情書
○請願書
○陳情処理てん末書
 　
9　雑
 　 　 　
○掲示板に関する文書
 　
6　統計
0　統計資料
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　
○一般廃棄物搬入統計資料
○一般廃棄物処理統計資料
7　庶務
0　委託業務
事務委託
○事務委託契約書
○委託事務に関する文書
 　 　
1　庁中取締
 　 　 　
○当直日誌
○会議室使用簿
○会議室使用申込書
2　儀式行事
 　
○行事関係文書
 　 　 　
3　訴務
 　 　
○抗議文の通達(関係)
 　 　
4　外部団体連絡
 　 　 　
○各種外部団体連絡関係文書
 　
5　監査
 　 　
○監査に関する文書
 　 　
9　雑
 　
○月報
 　 　
○行事予定表
1　人事
0　人事一般
0　人事記録
 　
○人事に関係する記録文書
○職員録
○退職者名簿
○履歴書
 　 　 　
1　研修
 　 　 　
○職員研修関係文書
 　
2　人事統計
 　 　
○人事に関する統計調査文書
 　 　
9　雑
 　 　 　 　
○人事に関する雑件文書
1　任免配置
0　定数
 　 　 　 　 　
1　採用配置
 　
○特別職任免に関する関係文書
○職員に関する関係文書
○職員採用試験に関する関係文書
 　 　 　
2　異動
 　
○異動発令書
 　 　 　
3　休職復職
 　
○休職発令書(控)
○復職発令書(控)
○休職復職願
 　 　
4　退職
 　
○退職願
○退職発令書
 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
2　服務賞罰
0　諸届
 　 　
○身分証明関係文書
 　
○身分証明交付簿
○諸届
○年次休暇台帳
1　懲戒
 　
○懲戒関係文書
○始末書
○戒告書
 　 　 　
2　表彰
 　
○表彰に関する文書
○照会回答文書
 　 　 　
9　雑
 　 　 　
○職員組合関係文書
 　
3　給与
0　昇給
 　 　
○昇給に関する文書
 　 　
1　給料
 　 　 　
○給与台帳
○給与減額報告書
 　
2　報酬
 　 　 　
○報酬支払関係文書
 　
3　諸手当
 　 　 　
○時間外勤務伺簿
○時間外勤務報告書
○退職手当支給関係文書
 　
4　賃金
 　 　 　 　
○臨時用人伺簿
5　旅費費用委託
 　 　 　
○出張命令簿
○出張復命書
 　
6　給与統計
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　
○扶養家族申告書
○給与証明願
○源泉徴収票
4　福利厚生
0　衛生管理
 　 　 　 　 　
1　労災
 　 　 　 　 　
2　保険
 　 　 　 　 　
3　共済会
 　 　 　
○共済会関係文書
 　
9　雑
 　 　 　 　 　
2　財務
0　財政
0　財政計画
 　
○財政計画書
 　
○財務報告書
 　
1　財政公表
 　
○財政公表
 　 　 　
2　長起債
 　 　 　 　 　
3　短起債
 　 　
○起債関係文書
 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
1　予算
0　当初予算
 　
○当初予算書
 　
○予算要求書
 　
1　追加更正予算
 　
○予算書
 　
○要求書
 　
2　執行管理
 　 　 　
○予算執行関係文書
○負担金関係文書
○予算差引簿
○補助金交付関係文書
 　
3　予算資料
 　 　 　
○予算編成資料
 　
9　雑
 　 　 　
○予算関係報告文書
 　
2　決算
0　決算手続
 　
○決算報告書
 　 　 　
1　決算資料
 　
○決算書
 　 　 　
2　監査資料
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
3　出納
0　歳入歳出
 　 　
○歳入内訳簿
○歳出内訳簿
○現金出納簿
 　 　
1　収納
 　 　
○関係市村負担金その他納付書
○収支日計表
○受入命令書
 　 　
2　支払
 　 　
○領収書
○支出伝票
 　 　
3　過誤納還付
 　 　 　 　 　
4　金券受払
 　 　 　 　 　
5　雑部金
 　 　
○雑部金領収書
○雑部金現金出納簿
 　 　
6　出納委任
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
4　財産管理
0　土地建物
 　
○財産台帳
 　
○土地建物関係文書
 　
1　施設
 　
○施設台帳
 　 　 　
2　物品
 　
○備品台帳
○備品整理簿
○物品購入伺
○消耗品受払簿
3　車両
 　
○車両台帳
○車両(重機含む。)購入関係文書
○重機運行統計表
○車両の廃棄処分関係文書
○部品消耗品購入伺
○修理伺
○燃料給油伝票(控)
○車両使用願
○車両運行日誌
○車両月例検査結果書
○重機使用申込書
○重機運行日誌
4　有価証券
 　
○有価証券台帳
 　 　 　
9　雑
 　
○財産の取得処分関係文書
○財産の管理関係文書
 　 　 　
5　検収
0　物品検査
 　 　 　 　 　
1　工事検査
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
6　契約
0　土地建物
 　
○土地契約書
○塵芥処理場敷地に関する契約書
○し尿処理場敷地に関する契約書
 　 　
1　備品
 　 　 　 　 　
2　消耗品
 　 　 　 　 　
3　印刷
 　 　 　 　 　
4　原材料
 　 　 　 　 　
5　工事
 　 　
○工事請負契約関係文書
 　 　
6　修繕
 　 　 　 　 　
7　委託
 　 　 　
○警備委託契約書
○塵芥処理場の廃品収集契約書
 　
8　保険
 　 　 　 　
○自動車保険契約証券
9　雑
 　 　 　 　 　
7　収入
0　使用料
 　 　 　 　 　
1　手数料
 　 　 　 　 　
2　負担金
 　 　 　
○各種負担金関係文書
 　
3　補助交付金
 　 　 　
○各種補助金交付関係文書
 　
4　寄付金
 　 　 　 　 　
5　交付税
 　 　 　 　 　
6　雑収入
 　 　 　 　 　
7　滞納整理
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
3　登録
0　登録一般
0　届出
 　 　 　 　 　
1　登録
 　 　 　 　 　
2　証明
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　
○ごみ搬入許可証
1　印鑑
0　登録
 　
○印鑑簿
 　 　 　
1　証明
 　 　 　
○印鑑証明交付簿
 　
9　雑
 　 　 　 　 　
4　保健衛生
0　清掃
0　し尿処理
 　 　
○屎尿処理関係書類
 　 　
1　塵芥処理
 　 　
○塵芥処理関係書類
 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
1　団体
0　連絡
 　 　 　 　
○各種団体連絡関係文書
1　指導育成
 　 　
○補助金交付関係書
 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
5　建設
0　建設一般
0　工事記録
 　
○工事台帳
 　 　 　
1　施工業者
 　 　 　
○工事指名願書
○工事指名願書
2　屋外広告物
 　 　 　 　 　
3　用地建物
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　
1　建築
0　調査計画
 　
○建築関係誓約書
 　
○建築確認申請書
○建築確認通知台帳
○建築確認受付簿
 　
1　施工
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　
○建築工事関係雑件文書
2　施設
0　調査計画
 　 　 　 　 　
1　施工
 　 　 　 　 　
2　維持管理
 　 　 　 　 　
9　雑
 　 　 　 　 　

様式第1号(第7条、第16条、第32条、第36条関係)その1

文書処理票　　　　　　　

担当課

各課において収受した場合には、所定の欄に押印の上、回付して下さい。

収受年月日

年　　　月　　　日　

文書番号

差出人

　

あて先

　

　件名

担当課名及び受領印

印

担当者名

印

発送年月日　　　・　　　・

完結年月日　　　・　　　・

様式第1号その2

文書処理票　　　　　　　

担当課

各課において収受した場合には、所定の欄に押印の上、回付して下さい。

収受年月日

年　　　月　　　日　

文書番号

差出人

　

あて先

　

　件名

担当課名及び受領印

印

担当者名

印

発送年月日　　　・　　　・

完結年月日　　　・　　　・

　　　(上部を赤でふちどりする)

様式第2号(第7条関係)

文書交付票　　　　　　　

担当課名

件名

文書交付先・発信者

数量

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第3号(第7条関係)

文書収受簿　　　　　　　

担当課名

受付年月日

文書番号(発)

件名

取扱印

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第4号(第7条関係)

刊行物収受簿　　　　　

担当課名

収受年月日

物品・刊行物品・差出人

数量

配布先

取扱者

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第5号(第7条関係)

公告式番号簿　　　　　　　　

担当課名

公告年月日

公告番号

公告種別

件名

審査

令達先

担当者

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第6号(第7条関係)

文書送達簿　　　　　

担当課名

送達年月日

文書番号

件名及び宛先

扱印

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第7号(第7条関係)

廃棄文書目録　　　　　　　　　

担当課名

保存種別

分類

件名

保存終期年月日

起算年月

冊数

摘要

大

中

小

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第8号(第7条、第43条関係)

文書処理状況報告書

担当課名

事務局長

総務課長

担当課長

起案者

年　　　　月分　　　

　

　

　

　

閲子

　

　

　

　

　

供覧

　　　　年度　　月分の文書処理状況について次のとおり報告します。

処理文書等の内訳

未処理内容

先月からの繰越

処理済内訳

件名

調査その他照会中

手続その他照会中

保留中

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第9号(第19条関係)

　　決裁済印

　　　　　　　　(例)

　

　　　　　　　 イメージ

様式第10号(第7条関係)

文書決裁簿

担当課名

決裁区分

決裁年月日

件名

担当者

甲

乙

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第11号(第7条関係)

　　　　起案用紙　　　　　　　　　　　　年度

決裁区分

甲・乙・丙・丁

文書の種類

　

決裁済印

　

起案

年　　月　　日

文書分類番号

保存年限

決裁

年　　月　　日

〜　　〜

永・10・5・1

公印使用承認印

　

完結

年　　月　　日

送達方法

普通・速達・書留・航空・小包・使送・FAX

管理者

　

副管理者

　

副管理者

　

会計管理者

　

起案者

職名

氏名

印

主管

課名

事務局長

次長

課長

補佐

係長

主事

　

　

　

　

　

　

　

合議先

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

先方の文書

　

文書番号

倉浜　　第　　号　

宛先

　

号

文書年月日

年　　月　　日　

発信者

　

指示事項

　

　

　

件名：

　

　

　

　上記のことについて別紙のとおり　　　　　　　　してよいでしょうか。

(別紙　　枚・別表　　枚)　

(倉浜衛生施設組合)

様式第12号(第7条関係)

文書索引目次　　

担当課名

番号

文書番号

件名

保存冊項目名

差出人又は宛先

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第13号(第7条関係)

保存文書目録　　

担当課名

番号

完結年度

分類

件名

保存年限

大

中

小

起算年月

終期年月

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第14号(第7条関係)

保存文書借出簿　　

担当課名

分類

完結年度

借受(出)期間

借受者受領印

返済年月日

扱者印

大

中

小

文書名

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

　

　

　

年度　

年　月　日から

年　月　日まで

理由

　

　

　

様式第15号(第25条関係)

　　　公印使用承認印

　　　　　　　　　(例)

　　　　　　　　 イメージ

様式第16号(第31条関係)

電報発信願書

管理者

事務局長

総務課長

会計係長

担当課長

担当係長

　

　

　

　

　

　

起案年月日

年　　月　　日

次のとおり電報発信をお願いします。

次のとおり発信してよいでしょうか。

支出科目

款

目

字数

字

発信月日時刻

項

節

料金

￥　　　　円

月　日午

前

後

　時　分

あて先

　

　

本文

指定

　

□至急

□普通

□翌日配達

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

訳文

　

様式第17号(第32条関係)

　　　 イメージ

様式第18号(第32条関係)

特殊文書整理簿

収受年月日

種類

件名

差出人

決裁区分

配布先

摘要

取扱者印

甲

乙

所属

受領印

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8

　

　

　

　

　

　

　

　

　

1

2

3

4

5

6

7

8